Politique de confidentialité

La confiance commence par une information claire. Retrouvez ici comment VAVI utilise vos données, protège vos échanges et encadre l’usage de l’IA. Pour chaque prestation, les modalités sont précisées selon votre projet.

Version du 1er octobre 2026.

1. Qui est responsable et qui contacter ?

VAVI est le nom commercial de VERBAVIZOR SAS, SIREN 924 810 476, 10 rue du Quatre-Septembre, 13100 Aix-en-Provence, France. Pour toute question sur vos données, l’exercice de vos droits ou le signalement d’un incident : contact@vavi.ai.

La direction de VAVI pilote la protection des données et la sécurité. Pour toute question, notre équipe est votre interlocuteur à contact@vavi.ai.

VAVI est responsable des traitements liés à son site et à ses relations commerciales. Lorsqu’elle traite des documents pour le compte d’un client, elle intervient selon le rôle défini dans l’accord applicable, généralement comme sous-traitant sur instructions documentées. Le client demeure responsable des finalités qu’il détermine et de l’information des personnes concernées.

2. Quelles données et pour quelles finalités ?

Contact et démonstration : nom, coordonnées professionnelles, entreprise si vous la précisez, et contenu de votre message. Le formulaire actuel recueille votre consentement pour établir un contact ; vous pouvez le retirer à tout moment. Les échanges nécessaires à un devis ou à une prestation demandée relèvent des mesures précontractuelles ou de l’exécution du contrat.

Relation commerciale : échanges, coordonnées professionnelles, éléments contractuels et de facturation nécessaires au suivi de la relation. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, les obligations légales et, pour le suivi professionnel pertinent, l’intérêt légitime de VAVI. Toute prospection respecte les règles applicables au canal utilisé, avec consentement lorsqu’il est requis et possibilité simple de s’opposer.

Fonctionnement et sécurité du site : données techniques de connexion, dont l’adresse IP, informations sur le navigateur et journaux nécessaires à l’exploitation et à la prévention des abus. Ces traitements reposent sur l’intérêt légitime de maintenir un site fonctionnel et sûr. Les services facultatifs soumis au consentement sont décrits ci-dessous.

Exercice des droits : coordonnées et éléments nécessaires au traitement de votre demande, au titre de nos obligations légales. Une preuve d’identité n’est demandée qu’en cas de doute raisonnable et dans la mesure nécessaire.

Les champs obligatoires sont signalés sur le formulaire. Sans les informations nécessaires, nous pouvons ne pas être en mesure de répondre. Merci de ne pas transmettre par le formulaire public de mots de passe, de pièces confidentielles ou de données sensibles. Le transfert d’un corpus client est organisé séparément.

3. Minimisation et gouvernance des projets

Le périmètre utile est défini avant le traitement : finalités, catégories de données, personnes habilitées, destinataires, durées et modalités de sortie. Les données inutiles sont exclues ; des documents fictifs, anonymisés ou limités aux passages nécessaires sont privilégiés lorsque le besoin le permet.

Les intervenants accèdent aux données selon leur mission et le besoin d’en connaître, avec des obligations de confidentialité. La documentation des traitements et les mesures retenues sont adaptées au risque et mises à jour lors des changements pertinents. Lorsqu’une analyse d’impact est nécessaire, les responsabilités et les informations utiles sont déterminées selon le rôle de chaque partie.

4. Destinataires, sous-traitance et localisation

Le site public VAVI est un site de présentation et de prise de contact, hébergé par IONOS. Les services de traduction, de mesure d’audience et de cartographie décrits dans les paramètres de confidentialité concernent ce site.

Les applications VAVI et leurs environnements de production sont distincts du site public et ne sont pas hébergés chez IONOS. Ils s’appuient sur des infrastructures d’hébergement industriel, auprès de prestataires disposant d’une certification ISO 27001 pour leur périmètre de services certifié. Les mesures de sécurité et les modalités de traitement sont précisées pour chaque application et chaque projet.

Les données sont accessibles aux intervenants VAVI habilités et aux prestataires nécessaires à la finalité concernée.

Pour chaque application, la documentation du projet précise les prestataires, leur rôle, les lieux de traitement et les conditions de sous-traitance. Les traitements confiés à un sous-traitant sont encadrés par les clauses applicables de l’article 28 du RGPD. L’ajout ou le remplacement d’un sous-traitant suit le mécanisme d’autorisation et d’information convenu, y compris l’exercice du droit d’objection applicable.

Les lieux de traitement et les éventuels accès depuis l’étranger sont précisés pour le service concerné. Les transferts hors de l’Espace économique européen sont encadrés par les mécanismes prévus par le RGPD : décision d’adéquation ou garanties appropriées, notamment clauses contractuelles types et mesures complémentaires lorsque nécessaires. Les informations sur les destinations et les garanties du traitement qui vous concerne peuvent être obtenues à contact@vavi.ai.

5. Combien de temps conservons-nous les données ?

Demandes et prospection : le temps nécessaire au suivi de votre demande ; les données de prospects utilisées pour la prospection sont conservées au maximum trois ans après leur collecte ou le dernier contact venant du prospect, sauf opposition préalable. Les pièces nécessaires à un contrat, à une obligation légale ou à la défense d’un droit suivent leur durée propre et, si nécessaire, un archivage à accès restreint.

Documents et résultats d’un projet client : les durées, la restitution et la suppression sont définies par catégorie dans l’accord applicable et selon les instructions du client. Les journaux de sécurité et les sauvegardes ont des durées distinctes, proportionnées à leur finalité. La suppression couvre les données actives et les sauvegardes selon leurs cycles respectifs, avec un accès limité pendant cette période.

La durée d’IONOS SiteAnalytics annoncée dans le gestionnaire du site est de huit semaines. Les durées des autres services facultatifs et les informations fournisseur sont accessibles dans « Paramètres de confidentialité ». Les journaux nécessaires à la sécurité sont conservés pendant la durée utile à la détection et à l’analyse des incidents, puis supprimés ou anonymisés, sous réserve d’une obligation légale de conservation.

6. Sécurité et gestion des violations

Les mesures techniques et organisationnelles sont choisies selon la nature des données, le service, l’état des connaissances et les risques : maîtrise des habilitations, protection des échanges, cloisonnement, journalisation et sauvegardes lorsque le traitement le nécessite. Leur configuration et leur périmètre sont précisés pour l’environnement concerné.

Un incident signalé est qualifié afin de contenir ses effets, d’évaluer les données et personnes concernées et de déterminer les actions utiles. Lorsque VAVI agit comme sous-traitant, elle informe le client responsable du traitement sans délai injustifié après connaissance d’une violation et l’assiste selon l’accord applicable.

Lorsque VAVI est responsable du traitement, une violation est documentée et notifiée à l’autorité compétente dans les conditions du RGPD, si possible dans les 72 heures après en avoir pris connaissance, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes. Les personnes sont informées lorsqu’un risque élevé le requiert, sous réserve des exceptions légales.

7. Comment encadrons-nous l’usage de l’IA ?

L’IA vous aide à extraire, rapprocher et synthétiser l’information. La vérification des sources et la validation humaine permettent de tenir compte des erreurs, omissions ou biais possibles. Vos équipes conservent l’analyse, l’arbitrage et la décision. Le formulaire de contact sert à échanger avec vous et ne réalise aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou comparables.

Pour un projet, les modèles, fournisseurs, données transmises, possibilités de conservation et usages autorisés sont qualifiés avant activation. Les contenus clients confiés pour une prestation ne sont pas réutilisés à des fins propres d’entraînement par VAVI dans ce périmètre. Un projet distinct d’entraînement ou d’amélioration impliquant des données personnelles fait l’objet d’un cadre spécifique : finalité, base juridique, information des personnes et mesures de protection.

Les conditions d’utilisation des données par les fournisseurs d’IA, les options de conservation et les garanties retenues sont précisées pour chaque service. Les usages d’évaluation des personnes ou d’aide à une décision à fort impact font l’objet d’une qualification spécifique avant leur mise en œuvre.

8. Cookies et services facultatifs du site

Le gestionnaire « Paramètres de confidentialité », accessible sur le site, présente le traducteur de site Web, IONOS SiteAnalytics et Google Maps. Vous pouvez sélectionner les services proposés et modifier vos choix. Le consentement peut être retiré à tout moment, sans affecter la licéité des traitements réalisés auparavant.

Le traducteur et Google Maps sont fournis par Google Ireland Limited et peuvent traiter notamment l’adresse IP et, pour les cartes, des informations de localisation. Leur chargement est soumis au choix présenté par le gestionnaire. IONOS SiteAnalytics mesure l’audience et l’usage du site ; sa notice annonce des pixels ou journaux, sans cookies de stockage, une IP anonymisée et une base de consentement.

Les notices détaillées du gestionnaire indiquent les finalités, destinataires, lieux et durées annoncés. Pour Google, des traitements ou destinataires hors EEE peuvent intervenir selon le service : politique de confidentialité Google. Pour IONOS : politique de confidentialité IONOS. Vous pouvez utiliser les coordonnées de contact ci-dessus sans activer ces services facultatifs.

9. Vos droits et leur exercice

Selon le traitement et les conditions légales, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition, ainsi que du droit de retirer votre consentement. Vous pouvez vous opposer à tout moment à la prospection. Vous pouvez également définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Écrivez à contact@vavi.ai, en précisant la demande et le contexte utile. Nous répondons en principe dans un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, avec information dans le premier mois. L’exercice des droits est en principe gratuit, sous réserve des demandes manifestement infondées ou excessives dans les conditions légales.

Pour des données traitées pour le compte d’un client, adressez-vous en priorité à ce responsable de traitement. Si VAVI reçoit votre demande, elle la transmet au responsable concerné et l’assiste selon ses instructions. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. Évolution de cette politique et documentation de projet

Cette politique peut évoluer pour refléter les traitements et les exigences applicables. La version et la date permettent de repérer les changements. Vos droits restent protégés conformément à la réglementation applicable.

Les modalités de protection des données d’un POC ou d’une prestation sont précisées dans les documents du projet. Vous souhaitez échanger sur votre périmètre et les garanties adaptées à votre besoin ? Écrivez à contact@vavi.ai.